Mengapa Kita Membutuhkan Sistem Manajemen Dokumen?

Informasi, bisnis Anda bergantung padanya. Tetapi dapatkah karyawan Anda dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya? Di sebagian besar perusahaan, dokumen disimpan di berbagai tempat seperti -Ruang penyimpanan lemari arsip, di jaringan, di hard drive PC, CD, dan laci Meja. Orang-orang yang perlu mengakses dokumen-dokumen ini seringkali juga berada di lokasi yang berbeda.

Jawaban untuk peningkatan jumlah bisnis – besar dan kecil – adalah sistem manajemen dokumen. Sistem manajemen dokumen terbaik akan membantu kantor Anda mengurangi penggunaan kertas yang membebaskan ruang kantor berharga yang dapat digunakan dengan lebih baik sebagai ruang kerja bagi karyawan Anda. Selain itu, perangkat lunak manajemen dokumen membuat kantor Anda jauh lebih ramah lingkungan.

Apa itu Sistem Manajemen Dokumen (DMS)?

Manajemen dokumen adalah metode organisasi. Lebih khusus lagi, ini adalah cara penyimpanan dokumen berbasis teknologi. Dokumen (dan terkadang gambar) disimpan dalam satu area penyimpanan (repositori) yang menyederhanakan pengelolaan dan pengambilan file bila diperlukan. Karena organisasi memiliki kebutuhan yang bervariasi, sistem sering kali dirancang khusus.

Bagaimana cara kerjanya?

Manajemen dokumen biasanya diawali dengan dokumen elektronik biasanya kita menggunakan scanner untuk mengubah kertas (fisik) dokumen menjadi gambar digital. Setelah semua file menjadi elektronik, lebih mudah untuk mengatur informasi. Selain itu, jika memungkinkan, semua dokumen baru disiapkan dan disimpan dalam format digital permanen.

Saat Anda perlu mengambil dokumen dari sistem, Anda melakukan pencarian dengan memasukkan nama dokumen. Permintaan diproses dan informasinya diambil. Sistem manajemen dokumen mencakup langkah-langkah keamanan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses. Langkah-langkah ini menentukan dokumen mana yang dapat dibaca orang tertentu, dan tindakan atau modifikasi apa yang dapat mereka lakukan.

Manfaat menggunakan Sistem Manajemen Dokumen (DMS)

Sistem manajemen dokumen yang efektif membantu dengan mempermudah pengarsipan, pengorganisasian, berbagi, mengambil, dan mengamankan informasi. Karyawan juga dapat menjadi lebih produktif karena mereka menghemat waktu untuk mencari informasi penting bisnis. Sistem manajemen dokumen yang baik juga memfasilitasi kolaborasi, keputusan, dan kemampuan untuk mengembangkan pekerjaan orang lain.

File digital memiliki fungsionalitas yang tidak dimungkinkan dengan file kertas. Dengan sistem manajemen dokumen, banyak orang, bahkan mereka yang bekerja dari rumah, kantor atau lapangan, dapat mengakses dan mengerjakan file secara bersamaan. Rekonsiliasi dan resolusi kueri lebih mudah, Formulir Aplikasi Pelanggan atau dokumen CAF dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama tanpa kerusakan apa pun, dan Dokumen tidak dapat salah tempat atau digandakan. Beberapa contoh formulir aplikasi Pelanggan adalah-

Sebuah. Survei- Data survei dikumpulkan untuk berbagai tujuan, sensus dilakukan setiap beberapa tahun. Data yang diperoleh dapat didigitasi dengan mudah

b. Kuesioner- Tabulasi data yang diperoleh melalui kuesioner sekarang mudah; Teknologi OMR digunakan, sehingga kita bisa mendapatkan nilai numerik

c. Formulir Email- Kartu royalti pelanggan diberi banyak merek di seluruh negeri, saat merasakan formulir ini, sebuah kotak ditentukan untuk setiap huruf

d. Aplikasi Pendaftaran- Mendaftar untuk mendapatkan layanan atau produk lebih mudah sekarang, untuk setiap area seperti nama orang atau alamatnya ada kotak yang ditentukan di mana individu perlu menulis dalam huruf besar. Kode batang sekarang ditetapkan untuk setiap aplikasi sehingga lebih mudah untuk mengingat data saat diperlukan.

Layanan pelanggan yang lebih baik adalah keuntungan tidak berwujud yang signifikan. File ada di ujung jari semua karyawan sehingga pertanyaan pelanggan dapat dijawab dengan lebih cepat dan efektif. Digitalisasi dokumen membantu perusahaan dan organisasi pemerintah untuk memproses data dengan mudah, entri data manual lambat dan kesalahan dapat terjadi saat memasukkan data. Duplikasi dihindari dan data dapat diverifikasi dengan mudah. Manajemen formulir aplikasi pelanggan adalah layanan yang disediakan oleh perusahaan manajemen dokumen. Perusahaan dapat menghemat uang untuk biaya pencetakan dan penyalinan dan juga ada pengurangan kebutuhan untuk ruang penyimpanan file di dalam dan di luar lokasi.

Praxeva menawarkan sistem manajemen dokumen dan solusi kantor tanpa kertas. Ini mencakup solusi ujung ke ujung dari manajemen formulir aplikasi pelanggan hingga manajemen data yang aman. Mereka berbasis di Bangalore, India dan informasi lebih lanjut dapat diperoleh di http://www.praxeva.com